Cómo organizar reuniones en línea eficientes
¿Cuántas veces hemos estado en reuiones eternas que no sabíamos muy bien para
qué habían sido convocadas? Sugerimos algunos pasos para evitarlo y ser más
eficientes a la hora de organizar reuniones online.
Les presentamos el primer artículo de una nueva serie de Radios Libres orientada
a facilitar el trabajo de las organizaciones sociales a través de metodologías
sencillas, abiertas y participativas que nos permitan trabajar de manera más
armónica, eficiente y respetuosa del tiempo de las demás.
¡Es verdad que nos gusta reunirnos! Sin embargo, lo primero que deberíamos
preguntarnos es si una reunión es el formato recomendado para lo que necesitamos
dialogar o definir. Sirven para unas cosas y para otras no. Por ejemplo, las
reuniones son útiles para debatir, para tomar decisiones, para llegar a
acuerdos, para hacer ejercicios creativos y tirar ideas. Pero son menos
eficientes para redactar documentos conjuntos, para intercambiar ideas cuando no
hay un objetivo claro, para diseñar o componer, etc.
Si finalmente entiendes que una reunión es lo que necesitas, los siguientes
pasos pueden ayudarte a aprovechar al máximo el tiempo en común y no perderse en
disquisiciones eternas.
ANTES DE LA REUNIÓN
1. Concreta el objetivo de la reunión. Es importante tener en claro para qué
vas a convocar a una reunión. ¿Para conocerse? ¿Para acordar la fecha y
agenda de un evento? ¿Para empezar a pensar la programación del año que
viene? ¿Para resolver un problema administrativo? Escribe en una oración por
qué quieres reunirte y qué quieres obtener como resultado. Será la
información más importante a comunicar a las personas invitadas.
2. Pad de notas de la reunión. Resulta muy útil tener un pad, un documento de
colaboración en tiempo real en el que una o varias personas pueden tomar
nota. Ese puede ser el espacio común de trabajo. Escribe el título de la
reunión, día y hora, enlace a la sala, y luego deja un espacio para las
notas, memorias o acta de la reunión. Se recomienda abrir el pad antes de la
reunión y compartir el enlace en la convocatoria. Aprende a usar los pads
aquí.
3. Sala de reunión. Elige qué plataforma utilizarás para la reunión.
Recomendamos Jitsi Meet porque es tan simple que se accede desde el
navegador web a través de un enlace. Sólo tienes que elegir la instancia
donde hacer la reunión y crearla previamente para compartir el enlace.
4. Hora de inicio y de cierre. Así cómo convocas la reunión a una hora
determinada es importnate que establezcas de antemano la hora de cierre de
la reunión. De esa manera, podrás plantear una mejor administración del
tiempo a la hora de debatir los temas de la agenda. Esta hora de cierre debe
respetarse. Y si quedaron temas sin debatir, se pasan a una próxima reunión.
Si la reunión es con gente en diferentes husos horarios, es conveniente
escribir la hora específica de los distintos países para evitar confusiones.
5. Puntos de discusión. Lo ideal es que los puntos de la agenda sean
considerados colectivamente. Si tu eres quien convoca, puedes hacer una
propuesta inicial de temas acorde al tiempo. Escribe la propuesta en el pad
colaborativo para que quienes asistan sepan de antemano de qué van a hablar
y puedan contribuir con otros puntos que quieran debatir.
6. Tareas previas. Para que la reunión sea más efectiva es recomendable invitar
a quienes asistan a que piensen sus aportes sobre los puntos a discutir. Se
pueden sugerir preguntas inspiradoras, algunos documentos a leer o el acta
de la reunión previa. Todo con el objetivo de que el tiempo de encuentro se
aproveche para compartir y debatir ideas y no para pensarlas en ese momento
(a no ser que ese sea el objetivo de la reunión).
7. Convocatoria. La convocatoria es el correo electrónico en el que invitas a
las personas que quieres que asistan a la reunión. Esta debe incluir
detalles como:
* Objetivo de la reunión.
* Día y hora (en UTC o varias horas según los países de las personas que
participan).
* Enlace a la sala de encuentro.
* Enlace al pad de la reunión para que las personas que participen agreguen
temas de discusión, etc.
* Pregunta si quienes asisten tienen alguna necesidad específica de
accesibilidad para proveer, en caso de que sea posible, interpretación
simultánea o alguien que pueda ir traduciendo en el chat, etc.
* También debes incluir en este correo indicaciones claras sobre cualquier
cosa que quienes asistan deben traer de antemano, ya sean ideas,
documentos leídos, propuestas, etc.
8. Evento de calendario. Algunos servicios de webmail o clientes de correo,
como Thunderbird con el complemento Lightning, permiten crear eventos de
calendario de modo que las personas invitadas puede aceptar o declinar la
incitación y, en caso de aceptar, agregar el evento con los detalles de la
reunión a sus calendarios personales. Aprende a hacerlo aquí.
9. Recordatorio el día anterior. Como la gente siempre está con mil reuniones,
es importante que envíes un recordatorio el día anterior para que nadie se
olvide de asistir.
DURANTE LA REUNIÓN
1. Tiempo de espera. Ya sabemos que la puntualidad no es nuestra mayor virtud,
incluso en reuniones virtuales en las que no se puede culpar al tráfico. Se
pueden dejar 5 minutos de cortesía para ir acomodándose, revisando
micrófonos y auriculares, abrir el pad. Pero no más de eso, también hay que
honrar el tiempo de quienes llegaron a la hora. Quienes lleguen más tarde,
podrán leer las notas tomadas en el pad.
2. Dar la bienvenida. Es el puntapié inicial de la reunión y se recuerda el
objetivo de la sesión. Si las personas no se conocen (incluso cuándo sólo
una persona no conoce a las demás) es recomendable hacer una ronda rápida de
presentación.
3. Establecer los roles. Toda reunión debe tener roles claros, como mínimo dos:
quien facilita y quien toma notas. Otros roles (anotar turnos de palabra si
el grupo es grande, compartir pantalla para la presentación o abrir
subgrupos de trabajo) se pueden establecer de acuerdo a las necesidades.
* Facilitación: por lo general este rol lo asume la persona que convoca a la
reunión ya que es quien tiene más claros los objetivos del encuentro y los
resultados esperados. Es responsable de plantear las preguntas, dar y
distribuir la palabra, favorecer el debate y sintetizar los acuerdos.
* Toma de notas. Una persona distinta debe tomar notas de modo que quienes
no asistan puedan tener idea cabal de los debates y de las decisiones que
se tomaron. Si la reunión es larga se puede rotar o pedir ayuda para
completar ideas complejas.
4. Recordar hora de cierre. Esto establece las expectativas del encuentro y
permite que quienes intervengan tengan una mejor administración del tiempo.
Quien oficie el rol de facilitación también es responsable de ir gestionando
el tiempo.
5. Mecanismo de toma de decisiones. En caso de que la reunión haya sido
convocada para tomar una decisión, es importante establecer de antemano cómo
éstas serán tomadas. ¿Será por consenso? Es decir, todas las personas
deberán estar de acuerdo. ¿Será por mayoría simple de la mitad más uno? ¿O
será por mayoría de dos tercios? ¿Se podrá ejercer poder de veto?
Dependiendo el grado de relevancia de la decisión a tomar, tener esto claro
puede ayudar a evitar rispideces.
6. Notas. Cuánto más detalladas se tomen las notas, mejor. Sin embargo, no se
trata de hacer una transcripción literal de todo lo hablado en la reunión,
sino hacerlo de manera eficiente. Tiene que quedar asentado quiénes
asistieron, qué temas se debatieron, cuáles fueron los puntos a debatir y
qué decisiones se tomaron (y bajo qué sistema), qué temas se pospusieron
para una siguiente reunión, etc.
7. Responsabilidades. Es crucial que cualquier tarea que se acuerde durante la
reunión tenga asignada una persona que lidere, es decir, que se encargue de
impulsar la actividad, personas voluntarias y una fecha de entrega. Esto
debe quedar asentado en las notas también.
8. Acordar fecha y hora de la siguiente reunión. Antes de partir, se debe
acordar la convocatoria para la próxima reunión, en caso de que sea
necesaria porque no se puedan resolver las tareas pendientes por correo
electrónico u otros medios.
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
1. Ordenar las notas. Las notas por lo general se toman de manera rápida.
Después de la reunión, la persona encargada de tomar notas puede ordenar el
acta para que quede un documento coherente.
2. Agradecimiento. Es una buena práctica que quien haya convocado a la reunión
envíe un correo de agradecimiento en el que sintetice los principales puntos
de la reunión, las decisiones tomadas, las tareas pendientes con sus
responsables y fechas de entrega, y la fecha de la siguiente reunión. Una
semana antes, se envía la nueva convocatoria como en el paso 1. Se puede
volver a utilizar el mismo pad, poniendo las notas más nuevas encima y las
más viejas debajo, de modo que el documento quede como una memoria del
proceso.
¿Tienes alguna idea para organizar reuniones en línea más eficientes? ¿En tu
radio u organización hacen algo diferente con buenos resultados? ¡Compartelo!